ZUGFeRD / XRechnung / EN 16931

Die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung hat begonnen

Die elektronische Rechnungsstellung wird zur Norm und Formate wie ZUGFeRD und insbesondere XRechnung nach EN 16931 spielen dabei eine zentrale Rolle. Diese Formate erleichtern den Übergang von Papier zu digital, optimieren Geschäftsprozesse und tragen zur Effizienzsteigerung in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen bei. Vom Bundestag über das Wachstumschancengesetz verabschiedet wird die Verarbeitung von E-Rechnungen für alle Unternehmen zur Pflicht.

In easyWinArt bieten wir Ihnen die Möglichkeit das AddOn "ZUGFeRD / XRechnung / EN 16931" in Ihr ERP-System zu integrieren. Wir erzeugen eine ZUGFeRD-Rechnung nach der EU-Richtlinie EN 16931, die sowohl maschinen- als auch menschenlesbar ist, optional können Sie auch eine nur maschinenlesbare XRechnung im XML-Format gemäß EN 16931 versenden. Papierrechnungen können von Ihren B2B-Kunden abgelehnt werden.

Download der wichtigsten Infos (PDF 1 MB)

Zeitplan und wichtige Infos zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland

Am 17. November 2023 verabschiedete der Bundestag das Wachstumschancengesetz, das die Einführung einer obligatorischen E-Rechnung gemäß der europäischen Richtlinie EN 16931 für den B2B-Bereich (Business-to-Business) vorsieht.

Seit dem 1. Januar 2025 ist es allen Unternehmen erlaubt, Rechnungen im XRechnung/ZUGFeRD-Format (enthält XML-Format gemäß EN 16931) zu verschicken und alle Rechnungsempfänger sind gesetzlich verpflichtet, diese in Empfang nehmen zu können. Empfangene Rechnungen im XRechnung/ZUGFeRD-Format müssen dann für 10 Jahre revisionssicher digital archiviert werden (GoBD-konform). Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Kein Rechnungsempfänger kann eine Papierrechnung verlangen. Jedes Unternehmen darf weiterhin Papierrechnungen versenden, allerdings nur noch in der Übergangsphase. Papierrechnungen und andere elektronische Rechnungsformate, zum Beispiel PDF, dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden. Ausnahmen gelten zum Beispiel für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro für den B2B-Bereich Rechnungen im XRechnung/ZUGFeRD-Format versenden. Unternehmen mit einem kleineren Vorjahresumsatz dürfen weiterhin sonstige Rechnungen (Papier, PDF, etc.) versenden. EDI-Verfahren dürfen noch eingesetzt werden.

Ab dem 1. Januar 2028 sind schließlich alle Unternehmen verpflichtet, ausschließlich Rechnungen im XRechnung/ZUGFeRD-Format für den B2B-Bereich zu versenden.

Begriffserklärung

E-Rechnung

Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dadurch wird eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie entspricht der EU-Richtlinie EN 16931. Ein übliches PDF-Dokument zum Beispiel entspricht nicht der europäischen Richtlinie EN 16931 und ist demnach kein gültiges E-Rechnungs-Format.

Sonstige Rechnung

Rechnung, die in Papierform oder in einem anderen elektronischen Format (PDF, TIFF, ...) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.

XRechnung / ZUGFeRD

XRechnung ist eine Datei im XML-Format. Es ist die deutsche Normierung (KoSIT) der europäischen Richtlinie EN 16931.
ZUGFeRD ist eine PDF-Datei mit eingebetteter XRechnung.
Beide Formate sind maschinenlesbar. Eine automatisierte Weiterverarbeitung ist möglich. Einzig nennenswerter Unterschied: Nur ZUGFeRD ist menschenlesbar.
ZUGFeRD kann allerdings nur die XML-Syntax CII und XRechnung erlaubt zusätzlich die leistungsfähigere XML-Syntax UBL.

Was hat sich seit dem 01.01.2025 für Ihr Unternehmen in der Praxis geändert?

Höchstwahrscheinlich werden immer mehr Ihrer Lieferanten Ihnen XRechnungen im XML-Format schicken (siehe Beispiel-Bild) und Sie müssen diese verarbeiten und revisionssicher elektronisch archivieren können (GoDB-konform). Sie haben kein Recht auf eine menschenlesbare Papier- oder PDF-Rechnung. Selbst wenn die meisten Ihrer Lieferanten eine menschenlesbare ZUGFeRD-Rechnung schicken, bleibt die Pflicht zu einer GoDB-konformen elektronischen Archivierung. Darüber hinaus ist nicht das menschenlesbare ZUGFeRD-PDF, sonder nur das enthaltene XML-Format rechtverbindlich.

Möchten Sie Ihren Kunden in der Übergangsphase weiterhin Rechnungen in Papierform oder als 'gewöhnliches PDF' schicken, so benötigen Sie dazu eine Einwilligung Ihrer Kunden. Diese kann auch mündlich oder stillschweigend erteilt werden.

Es ist davon auszugehen, dass viele Ihrer Kunden schon seit dem 01.01.2025 auf XRechnung/ZUGFeRD umgestellt haben und deshalb auch von Ihren verlangen werden, dass auch Sie dieses Format benutzen. Nur so können Ihre Kunden von einer automatisierten Weiterverarbeitung profitieren.

Unsere Empfehlung: Stellen Sie auf XRechnung/ZUGFeRD um, profitieren Sie von den Vorteilen dieser Digitalisierung und zeigen Sie Ihren Kunden, dass Sie ein modernes, proaktiv agierendes Unternehmen sind.

Gute Aussichten

Die Programmierer von easyWinArt arbeiten bereits intensiv daran, das bestehende Dokumentenmanagementsystem (DMS) revisionssicher zu gestalten. Ziel ist es, höchste Sicherheitsstandards zu erfüllen und eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Dokumentenänderungen zu gewährleisten. So wird sichergestellt, dass sämtliche Dateien nicht nur zentral gespeichert und jederzeit zugänglich sind, sondern auch den Anforderungen an eine rechtssichere, GoDB-konforme Archivierung entsprechen. Damit können dann natürlich auch Rechnungen im XRechnung/ZUGFeRD-Format entsprechend der gesetzlichen Vorgaben für 10 Jahre revisionssicher digital archiviert werden.

Darüber hinaus bekommt das voll in easyWinArt integrierte Dokumentenmanagementsystem eine Volltext-Erkennung, eine Volltext-Suche, eine Versionierbarkeit und vieles mehr. Es ist ein weiterer Meilenstein zur integrierten Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Ihr Partner für den digitalen Prozess

Der Umstieg auf elektronische Rechnungen ist mittlerweile nicht nur eine moderne Geschäftspraxis, sondern bietet auch erhebliche wirtschaftliche, ökologische und rechtliche Vorteile. Bleiben Sie auf dem neuesten Stand und stellen Sie bald möglichst auf elektronische Rechnungsstellung um.

Kontaktieren Sie uns für eine individuelle und ausführliche Beratung. Wir sind gerne für Sie da.

Steuerrechtliches Merkblatt zur E-Rechnung

... erstellt von der Steuer- und Anwaltskanzlei steuerwerk aus Mönchengladbach

Das Dokument "Elektronische Rechnungen" gibt einen umfassenden Überblick über die Einführung und Nutzung von elektronischen Rechnungen in Deutschland. E-Rechnungen unterliegen zum Beispiel denselben Aufbewahrungsfristen wie Papierrechnungen, also zehn Jahre. Strenge Regeln zur elektronischen Archivierung und zur Nachvollziehbarkeit müssen beachtet werden, um die Integrität und Verfügbarkeit der digitalen Rechnungen sicherzustellen.

Insgesamt zeigt das Dokument, dass die Umstellung auf elektronische Rechnungen zahlreiche Prozesse vereinfacht. Allerdings bringt die Einführung von elektronischen Rechnungen auch spezifische Anforderungen und Übergangsfristen mit sich. Lesen Sie alle Infos zu diesen Themen im steuerrechtlichen Merkblatt.

Das ERP-System easyWinArt und das Add-On "ZUGFeRD/XRechnung" wurden von der Steuer- und Anwaltskanzlei "steuerwerk" aus Mönchengladbach getestet. Viele Kunden nutzen bereits die elektronische Rechnungsfunktion in easyWinArt ERP in Zusammenarbeit mit ihren jeweiligen Steuerkanzleien.

Ansicht des Merkblattes Download der PDF-Datei (0,4 MB)

E-Rechnungen in easyWinArt: Schon heute fit für die Zukunft

Jede in easyWinArt erstellte Verkaufsrechnung kann sowohl als XRechnung als auch als ZUGFeRD im erforderlichen Standard erzeugt werden. Damit entspricht das easyWinArt-Modul 'XRechnung / ZUGFeRD/ EN 16931' allen Anforderungen an das Erstellen von elektronischen Rechnungen: Wir unterstützen Peppol, UBL, CII, EN 16931 ... und passen unsere Software mehrmals pro Jahr an neue Versionen der jeweiligen Standards an.