'NK' - Nummern-Kreise

Einstellungen zu den fortlaufenden Nummern für verschiedene Menü-Funktionen. Insbesondere werden Anfang und Ende des jeweiligen Kreises eingestellt sowie die Option des Lückenfüllens, so dass durch Löschen eines Datensatzes die enstehende Lücke mit dem nächsten neuen Datensatz gefüllt wird.

Nummernkreise konfigurieren

In der ERP-Software easyWinArt werden verschiedene Nummernkreise in unterschiedlichen Menü-Funktionen verwendet. Diese müssen vor der eigentlichen Arbeit mit easyWinArt nach Ihren Wünschen und Vorstellungen konfiguriert werden.

Sie können für jeden Nummernkreis eine Anfangsnummer sowie eine Endnummer konfigurieren. Achten Sie darauf, dass die tatsächlich von easyWinArt erste vergebene Nummer immer um 1 höher ist als die Anfangsnummer. Geben Sie also als Anfangsnummer die 1000 an, so wird easyWinArt dem ersten Datensatz die 1001 vergeben. Wollen Sie als erste Nummer die 1000 haben, so geben Sie hier 999 ein.

Weiterhin können Sie für jeden der Nummern-Kreise einstellen, ob Lücken gefüllt werden sollen. Dann wird die jeweils kleinste freigewordene Nummer benutzt, die zwischen Anfangs- und Endnummer liegt und kleiner ist als die aktuelle Nummer. Ein manuelles Anpassen der aktuellen Nummer ist zur Zeit nicht möglich.

Mit der Option 'Jedes Jahr neu' kann eingestellt werden, dass Nummern zu Jahresanfang immer bei 1 beginnen sollen. Diese Option steht nur für die Nummernkreise von Vorgangs-Belegen gesetzt werden kann, z.B. Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften usw. Für die Option 'Jedes Jahr neu' sind nachfolgende Werte zwingend notwendig: Anfang = 0 Ende = 999999999 Aktuell = 0 Beschreibung der neuen Option 'Jedes Jahr neu' am Beispiel der Rechnungen:

• Die Rechnungsnummern beginnen jedes Jahr neu bei 1 und werden fortlaufend hochgezählt.
• In Kombination mit der Option 'Lücken füllen' wird die nicht mehr vorhandene Rechnungsnummer einer gelöschten Rechnung mit dem Erzeugen der nächsten Rechnung wieder verwendet.
• Wird das Jahr des Belegdatums (Rechnungsdatums) geändert, so wird auch eine neue Rechnungsnummer eingestellt und in den Positionen der Rechnung ändert sich der Beleg-Identifizierer.
• Die neue Option 'Jedes Jahr neu' wird auch in Kombination mit dem Mandanten-Konfigurations-Schalter 'Gleiche Nummernkreise für Rechnungen und Gutschriften' wirksam. Rechnungen und Gutschriften beginnen jedes Jahr neu bei 1 und werden im selben Nummernkreis fortlaufend hochgezählt.

Die neue Funktionalität ist z.B. in Deutschland optional einsetzbar. In anderen Ländern, wie z.B. Italien, ist die neue Option 'Jedes Jahr neu' gesetzlich vorgeschrieben.

Für eine übersichtliche Optik sollten die Nummernkreise nicht ein oder zweistellig sein, wenn abzusehen ist, dass schnell mehrere tausend Datensätze zusammen kommen werden. So sollten z.B. die Adressen mindestens vierstellig sein und bei 1000 oder 1001 beginnen. Eine Sonderbehandlung benötigen außerdem die Vorgangs-Belege. Hier gibt es einen Nummern-Kreis 'Belege', der über alle Beleg-Typen geht, sowie nochmals einen eigenen Nummern-Kreis, die sogenannte Vorgangsnummer, für jeden Beleg-Typ, d.h. 'Angebote', 'Aufträge', 'Rechnungen', etc. Hierzu kann man die Nummern so vergeben, dass man an der ersten Ziffer zwischen den einzelnen Beleg-Typen unterscheiden kann. Ein Beispiel dafür finden Sie im unten dargestellten Screenshot.

Adresse

Hier wird ein Nummernkreis für alle Adressen definiert. Jede Adresse in easyWinArt bekommt eine interne Adressnummer, ganz gleich, ob es sich um einen Kunden, Lieferanten, Interessenten, Mitarbeiter oder nur um eine abweichende Lieferadresse handelt. Über diese Adressnummer kann jede Adresse eindeutig indentifiziert werden. Da jede Adresse eine solche Nummer bekommt, kann diese nicht als Kundennummer oder ähnlich verwendet werden. Die Adressnummer muss nach außen hin keine Bedeutung haben, kann also durchaus nur zum internen Zwecke verwendet werden.

Debitoren

Der Nummernkreis 'Debitoren' konfiguriert die Debitoren-Nummern, auch Kundennummern genannt. Bei easyWinArt ist die finanzbuchhaltungsrelevante Debitorennummer gleich der Kundennummer und wird somit als Kundennummer verwendet und dem Kunden gegenüber ausgewiesen. Eine Adresse, die über das Kunden-Häckchen zum Kunden gemacht wird, erhält automatisch die nächste freie Nummer aus diesem Nummernkreis. Es lässt sich auch händisch eine Nummer an der Adresse vergeben, aber diese muss ebenfalls innerhalb des Nummernkreises liegen. Laut dem weit verbreiteten DATEV-Standard lautet der übliche Debitoren-Nummernkreis 10.000 - 69.999.

HINWEIS: Für den von uns realisierten DATEV-Export ist es notwendig, dass die Pesonenkonto-Nummern immer eine Stelle länger sind als die Sachkonto-Nummern. Sind letztere wie üblich vierstellig, so müssen die Personenkonten also mindestens fünfstellig sein.

Kreditoren

Der Nummernkreis 'Kreditoren' konfiguriert dieKreditoren -Nummern, auch Lieferantennummern genannt. Bei easyWinArt ist die finanzbuchhaltungsrelevante Kreditorennummer gleich der Lieferantennummer und wird somit als Lieferantennummer verwendet und dem Lieferanten gegenüber ausgewiesen. Eine Adresse, die über das Lieferanten-Häckchen zum Lieferanten gemacht wird, erhält automatisch die nächste freie Nummer aus diesem Nummernkreis. Es lässt sich auch händisch eine Nummer an der Adresse vergeben, aber diese muss ebenfalls innerhalb des Nummernkreises liegen. Laut dem weit verbreiteten DATEV-Standard lautet der übliche Kreditoren-Nummernkreis 70.000 - 99.999.

HINWEIS: Für den von uns realisierten DATEV-Export ist es notwendig, dass die Personenkonto-Nummern immer eine Stelle länger sind als die Sachkonto-Nummern. Sind letztere wie üblich vierstellig, so müssen die Personenkonten also mindestens fünfstellig sein.

Projekte

Dieser Nummernkreis hat noch keine Verwendung, er wird erst in zukünftigen Funktionen von easyWinArt benutzt.

Kommissionen

Jede Kommission erhält eine eigene Nummer aus diesem Nummernkreis. Eine Kommission ist eine Art Objekt, mit dem beliebig viele Belege (Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung, Bestellung, ...) zusammengefasst werden können, z.B. weil diese im Zusammenhang miteinander stehen. Dazu legt man eine Kommission an und kann diese dann einem Beleg zuordnen. Je nach Einsatzzweck können die Kommissionen auch als kleine Projektverwaltung dienen, in dem z.B. mehrere Aufträge zusammengefasst werden und unter einer Kommissions-Nr. (oder Projekt-Nr.) laufen.

Belege

Alle Vorgangs-Belege (Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung, Bestellung, ...) haben jeweils eine eigene Belegnummer aus diesem gemeinsamen Beleg-Nummernkreis. So lässt sich jeder Beleg eindeutig identifizieren. Zusätzlich hat jeder Beleg seine eigene belegtypspezifische Vorgangsnummer, diese sind weiter unten beschrieben.

Angebote

Neben der belegtypübergreifenden Belegnummer (siehe oben) haben Angebote auch eine belegtypspezifische Vorgangsnummer, in diesem Fall Angebotsnummer genannt.

Aufträge

Neben der belegtypübergreifenden Belegnummer (siehe oben) haben Aufträge auch eine belegtypspezifische Vorgangsnummer, in diesem Fall Auftragsnummer genannt.

Lieferungen

Neben der belegtypübergreifenden Belegnummer (siehe oben) haben Lieferungen auch eine belegtypspezifische Vorgangsnummer, in diesem Fall Lieferungsnummer genannt.

Rück-Lieferungen

Neben der belegtypübergreifenden Belegnummer (siehe oben) haben Rück-Lieferungen auch eine belegtypspezifische Vorgangsnummer, in diesem Fall Rück-Lieferungsnummer genannt.

Rechnungen

Neben der belegtypübergreifenden Belegnummer (siehe oben) haben Rechnungen auch eine belegtypspezifische Vorgangsnummer, in diesem Fall Rechnungsnummer genannt.

Gutschriften

Neben der belegtypübergreifenden Belegnummer (siehe oben) haben Gutschriften auch eine belegtypspezifische Vorgangsnummer, in diesem Fall Gutschriftsnummer genannt.

Verkaufs-Reklamationen

Neben der belegtypübergreifenden Belegnummer (siehe oben) haben Verkaufs-Reklamationen auch eine belegtypspezifische Vorgangsnummer, in diesem Fall Verkaufs-Reklamationsnummer genannt.

Anfragen

Neben der belegtypübergreifenden Belegnummer (siehe oben) haben Anfragen auch eine belegtypspezifische Vorgangsnummer, in diesem Fall Anfragenummer genannt.

Bestellungen

Neben der belegtypübergreifenden Belegnummer (siehe oben) haben Bestellungen auch eine belegtypspezifische Vorgangsnummer, in diesem Fall Bestellnummer genannt.

Bestell-Lieferungen

Neben der belegtypübergreifenden Belegnummer (siehe oben) haben Bestell-Lieferungen auch eine belegtypspezifische Vorgangsnummer, in diesem Fall Bestell-Lieferungensnummer genannt.

Bestell-Rück-Lieferungen

Neben der belegtypübergreifenden Belegnummer (siehe oben) haben Bestell-Rück-Lieferungen auch eine belegtypspezifische Vorgangsnummer, in diesem Fall Bestell-Rück-Lieferungsnummer genannt.

Verbindlichkeiten

Neben der belegtypübergreifenden Belegnummer (siehe oben) haben Verbindlichkeiten auch eine belegtypspezifische Vorgangsnummer, in diesem Fall Verbindlichkeitsnummer genannt.

Bestell-Gutschriften

Neben der belegtypübergreifenden Belegnummer (siehe oben) haben Bestell-Gutschriften auch eine belegtypspezifische Vorgangsnummer, in diesem Bestell-Gutschriftsnummer genannt.

Einkaufs-Reklamationen

Neben der belegtypübergreifenden Belegnummer (siehe oben) haben Einkaufs-Reklamationen auch eine belegtypspezifische Vorgangsnummer, in diesem Fall Einkaufs-Reklamationsnummer genannt.

Artikelnummer

Die automatische Vergabe von Artikelnummern muss explizit in der Mandanten-Konfiguration eingeschaltet werden. Ist dies der Fall, so wird beim Anlegen eines neuen Artikels die nächste freie Nummer anhand der hier getroffenen Einstellungen vorgeschlagen. Diese kann aber auch am Artikel geändert werden, falls erwünscht.

Fertigungsaufträge

Die sogenannten Fertigungs- oder auch Betriebsaufträge aus der Produktion haben eine eigene Nummerierung. Die Fertigungsauftrags-Nummer ist nicht mit der Kundenauftragsnummer (die Nummer des Beleges Auftrag in der Beleg-Verwaltung) zu verwechseln. Weiterhin ist wichtig, dass mit einem Kundenauftrag mehrere Fertigungsaufträge verknüpft sein können, sofern mehrere zu fertigende Positionen enthalten sind, da pro Position ein Fertigungsauftrag entsteht. So gibt es z.B. einen Kundenauftrag 20014 mit 3 Positionen, und damit verknüpft sind die Fertigungsaufträge 124, 125, 126. Andersherum können durchaus auch mehrere Kundenaufträge mit nur einem Fertigungsauftrag verknüpft sein, wenn z.B. die beiden Kundenaufträge 20021 und 20022 je eine Position, gleicher Artikel, enthalten und diese mengenmäßig zusammengefasst mit dem Fertigungsauftrag 136 gefertigt werden. An dieser Stelle wird die Vergabe der Fertigungsauftrags-Nummern wie zu Anfang beschrieben eingestellt.

Standard-Einstellungen nach der Installation

Screenshot aus easyWinArt