'DMS' - DMS (Dokumentenmanagement)

Symbol DMS Dokumenten Management

Zentrale Dokumenten-Verwaltung von abhängigen als auch unabhängigen Dokumenten. Die Dokumente werden verschlagwortet und kategorisiert und können verschlüsselt, exportiert, in einer externen Anwendung geöffnet oder mit dem optional erhältlichen Viewer AutoVue direkt betrachtet und gedruckt werden. Bei verknüpften Dokumenten lassen sich die abhängigen Objekte anzeigen.

Screenshot Dokumenten Management

Die Menüfunktion DMS

Wenn Sie die Menüfunktion DMS über die Menüleiste im Menü "Stammdaten" oder aus dem Navigationsfenster heraus starten, so öffnet sich diese in einer Ihnen bereits von anderen Menüfunktionen bzw. aus dem Artikel "Erste Schritte" bekannten Ansicht. Die Suchliste zeigt jetzt alle in diesem easyWinArt-Mandanten vorhandenen Dokumente, sowohl unabhängige als auch welche, die mit anderen Datensätzen verknüpft sind, dazu später mehr. Im Detailbereich sehen Sie die Daten zum aktuell in der Suchliste ausgewählten Dokument. Die rechte Seite enthält eine Voransicht dieses Dokumentes, wenn Sie den Dokumenten-Viewer lizenziert und installiert haben. Andernfalls bleibt der Bereich frei. Die restlichen Funktionalitäten entsprechen den von anderen Menü-Funktionen, z.B. die Aktions-Toolbar und die Funktions-Toolbar betreffend. Zu beachten ist, dass die Buttons "Drucken" und "Liste" ihre gewohnten Funktionen haben und keinesfalls das Dokument selbst ausdrucken können. Die Funktions-Toolbar enthält einige zusätzliche Buttons, die im nächsten Kapitel erklärt werden.

Zusätzliche Buttons der Funktions-Toolbar

Im Vergleich zu anderen Menüfunktionen weist diese einige besondere, DMS-spezifische Buttons in der Funktions-Toolbar auf, mit denen verschiedene Aktionen zum aktuellen Dokument ausgeführt werden können. Die Anzahl dieser Buttons kann wiederum variieren, je nachdem, ob der DMS-Viewer installiert ist.

Dokument exportieren

Mit dem ersten Button lässt sich das Dokument in das Dateisystem von Windows exportieren. Für den Export wird der im Detailbereich enthaltene "Dokumenten-Name" vorgeschlagen. Das Dokument wird dabei nicht aus dem DMS gelöscht, somit handelt es sich aus Sicht des Dateisystems um einen Kopiervorgang.

Dokument in Anwendung laden / bearbeiten

Mit dem zweiten Button kann man das Dokument in die dafür in Windows vorgesehene Anwendung laden. Diese wird dafür gestartet, falls nötig. Wird das Dokument dann geändert und wieder gespeichert, z.B. mit einem Textverarbeitungsprogramm, so ist diese Änderung am im DMS befindlichen Dokument durchgeführt worden und ist somit im DMS abgespeichert.

Dokument verschlüsseln

Durch Auswahl dieser Option kann die entsprechende Datei nicht mehr aufgerufen und geändert werden.

Verweis-Objekt anzeigen

Über diesen Button gelangt man direkt an die Stelle, wo dieses Dokument hinterlegt ist, z. B. an einer Adresse.

Buttons des Dokumenten-Viewers

Durch die im Dokumenten-Viewer integrierten Buttons erhalten Sie die Möglichkeiten des Blätterns in mehrseitigen Dokumenten, die Ansicht zu drehen und das Dokument zu spiegeln.

Verknüpfte und Unverknüpfte Dokumente

Einfache unverknüpfte Dokumente

Soll ein Dokument einfach im DMS abgelegt werden, so ist die Menüfunktion DMS über die Menüleiste im Menü "Stammdaten" oder aus dem Navigationsfenster heraus zu starten. Jetzt kann mittels des Buttons "Neu" in der Aktions-Toolbar ein neues Dokument in das DMS eingefügt werden. Dieses ist dann mit keinem Objekt (z.B. Adresse, Beleg, ...) verknüpft, sondern umfasst lediglich die vom Benutzer im Detailbereich eingetragenen Daten wie Benennung, Notizen etc.

Verknüpfte Dokumente

In easyWinArt können an den meisten Arten von Objekten (Datensätzen) Dokumente angehängt werden. Die Anzahl ist dabei nicht beschränkt. Beispielsweise können Dokumente an Artikel, Belege, Adressen oder Positionen angehängt werden, aber auch an fast alle anderen Objekte wie z.B. Warengruppen, CRM-Aktivitäten, Mwst.-Prozentsätze oder Anwender. Dass Dokumente angehängt werden können, ist an der Registerkarte "Dokumenten-Management" zu erkennen und entsprechend am Vorhandensein des DMS-Buttons in der Funktions-Toolbar. So wie an der Adresse in der Registerkarte "Ansprechpartner" die mit der Adresse verknüpften Ansprechpartner zu sehen sind, enthält die Registerkarte die an dem in der Suchliste ausgewählten Datensatz hängenden Dokumente. Die Dokumente werden genau dann an einen Datensatz angehangen, wenn Sie das DMS aus diesem Datensatz heraus öffnen, indem Sie den eben genannten DMS-Button betätigen, in die Registerkarte doppelt klicken oder den Button "Ändern" unterhalb der Registerkarte betätigen. Bei bereits vorhandenen Dokumenten können Sie auch eines davon doppelt anklicken oder das Icon in der Kopfzeile anklicken, welches das Vorhandensein von angehängten Dokumenten signalisiert. Sie erhalten jetzt das DMS, allerdings enthält es in diesem Fall nur die am übergeordneten Datensätz angehängten Dokumente. Jetzt können Sie mit dem Button "Neu" in der Aktions-Toolbar ein neues Dokument hinzufügen, dass dann automatisch ebenso wie die anderen verknüpft ist. Dass Sie gerade nur eine Teilmenge von Dokumenten sehen, signalisiert Ihnen der Fenster-Titel oben bzw. der Titel in der Fenster-Verwaltung, so z.B. die Dokumente am Beleg 1154 / 4007.0.

Alle Dokumente

Während Sie nur eine Teilmenge der Dokumente sehen, wenn Sie das DMS aus einer anderen Menü-Funktion heraus starten, können Sie alle Dokumente sehen, indem Sie das DMS direkt aus dem Menü öffnen. Hier unterscheiden sich verknüpfte und unverknüpfte Dokumente dadurch, dass bei verknüpften bzw. angehängten Dokumenten weitere Felder automatisch ausgefüllt werden, dazu können Funktionskennzeichen, Anzeige-Identifizierer, Anzeige- Identifizierer 2, Beleg-Nummer, Adressenummer und Artikelnummer gehören. Welche davon gefüllt werden, hängt davon ab, zu welcher Menü-Funktion der übergeordnete Datensatz gehört. So werden beispielsweise bei einem an einer CRM-Aktion angehängten Datensatz die Anzeige-Identifizierer 1 und 2 gefüllt, der erste mit einem Erkennungsmerkmal der CRM-Aktivität und der zweite mit der Adressnummer, denn jede CRM-Aktivität ist selbst wiederum einer Adresse untergeordnet.

Erstellen neuer Dokumente

Unabhängig davon, ob ein verknüpftes oder ein unverknüpftes Dokument erstellt werden soll, bietet Ihnen der Button "Neu" in der Aktions-Toolbar verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Diese sollen an dieser Stelle erklärt werden.

Import aus Dateisystem

Über diesen Button können sie beliebige Dateien anhängen.

Import über Scanner

Hier durch haben Sie die Möglichkeit ein Dokument über einen Scanner anzuhängen. Drücken sie als erstes den Button 'Vorschau'. Nach Abschluss des Scanvorgangs wird das eingescannte Dokument angezeigt. Möchten Sie mehrere Dokumente zu einem Datei zusammenfassen, so drücken Sie den Button 'Übernehmen' bevor Sie das nächste Dokument über den Button 'Vorschau' einscannen. Um den Vorgang abzuschließen drücken Sie bitte den Button 'Archivieren'.

Verweis auf vorhandenes Dokument

Diese Option benutzen Sie, wenn Sie eine bereits im easyWinArt vorhandene Datei an eine andere Stelle verknüpfen möchten.

Korrespondenz mit Word

Über diese Option haben Sie die Möglichkeit eine bereits bestehende Word-Vorlage zu öffnen und zu bearbeiten. Nach Beendigung von Word wird die erstellte Datei im easyWinArt sichtbar und durch drücken des Button 'Speichern' ins easyWinArt Dokumenten-Management übernommen.

Ablauf: Drücken Sie den Button 'Neu' in der Menü-Funktion und wählen Sie die Option 'Korrespondenz mit Word' aus. Dadurch öffnet sich das 'Menü-Fenster'. Als nächstes drücken Sie den Button 'Adresse ziehen'. Es öffnet sich die 'Such-Maske'. In diese geben Sie das entsprechende Suchkriterium ein und bestätigen Sie dieses durch Drücken des Button 'Suchen'. Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit den Datensätzen, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Wählen Sie die Adresse aus und bestätigen Sie dieses durch Drücken des Button 'Auswählen'. Im 'Menü-Fenster' sind nun die Daten der ausgewählten Adresse sichtbar. Den Ansprechpartner für dieses Dokument können Sie manuell oder über den Button 'Ansprechpartner ziehen' eintragen. Bei letzterer Möglichkeit öffnet sich ein Fenster mit allen Ansprechpartnern für die ausgewählte Adresse. Wählen sie den gewünschten Ansprechpartner aus und bestätigen Sie dieses über den Button 'Auswählen'. Durch diesen Schritt wird nicht nur der Ansprechpartner in das 'Menü-Fenster' eingetragen, sondern auch gleichzeitig die entsprechende Anrede. Möchten Sie einen Betreff für dieses Dokument vergeben, so können Sie diese unter dem entsprechenden Feld tun. Als nächstes wählen Sie die gewünschte Word-Vorlage über die 'Dropdown-Box' aus. Über den Button 'Korrespondenz mit Word' starten Sie die Vorlage für die weitere Bearbeitung in Microsoft 'Word'. Nach Beendigung von Microsoft 'Word' wird das erstellte Dokument in der Vorschau vom Dateimanagement-System sichtbar. Obwohl es sich bei den Feldern z. B. 'Name', 'Benennung', 'Stichworte' und Kategorie' um keine Muss-Felder handelt, ist ein Ausfüllen dieser sehr empfohlen, da nach ihnen gesucht werden kann. Um das Dokument ins Dokumentenmanagement zu übernehmen drücken Sie den Button 'Speichern'.

Neues Word-Dokument

Durch drücken dieses Button öffnet sich das Programm Microsoft Word (Word muß installiert sein!) und Sie können wie gewohnt in diesem Programm arbeiten. Nach dem Beenden von Word wird die erstellte Datei im easyWinArt sichtbar und durch drücken des Button 'Speichern' ins easyWinArt Dokumenten-Management übernommen.

Neues Excel-Dokument

Durch drücken dieses Button öffnet sich das Programm Microsoft Excel (Excel muß installiert sein!) und Sie können wie gewohnt in diesem Programm arbeiten. Nach dem Beenden von Excel wird die erstellte Datei im easyWinArt sichtbar und durch drücken des Button 'Speichern' ins easyWinArt Dokumenten-Management übernommen.

Archivieren aus dem Druckfenster

Eine weitere Besonderheit im easyWinart ist die Möglichkeit, direkt aus dem Drucken-Modus archivieren zu können. Dies geschieht durch drücken des Button 'Archiv'. Nachdem Sie den Button gedrückt haben, öffnet sich ein Vorschau-Fenster. In diesem Fenster sehen Sie nicht nur das Dokument, sondern können direkt dem Dokument auch eine Kategorie zuweisen. Diese geschieht über den Button 'Kategorie ändern'. Um den Vorgang abzuschließen drücken Sie einfach den Button' Speichern'.

Besonderheit

Automatisch Dokumente anhängen

Im easyWinArt gibt es die Möglichkeit direkt beim Druck eines Dokumentes dieses direkt zu archivieren. Näheres dazu entnehmen Sie bitte dem Handbuch.

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