KAM - Verwaltung der Bankkonten-Auszüge
Zu finden ist diese Menü-Funktion unter 'Finanzen → Kontoauszugs-Manager'
Der Kontoauszugs-Manager ist abhängig von den 'Firmen-Bankverbindungen', d.h. beim Aufruf muss zunächst eine Bank ausgewählt werden, für die Kontoauszüge importiert werden sollen.
Das Import-Format für Kontoauszüge lautet: MT940-Swift.
Bevor Kontoauszüge nach easyWinArt importieren werden können, müssen diese erst aus einem Banking-Programm als Datei im MT940-Swift-Format exportiert werden. Diese MT940-Datei hat üblicherweise die Endung '.sta' und kann im Kontoauszugs-Manager über den Button 'Kontoauszüge importieren' eingelesen werden.
Als kostenlose Banking-Freeware empfehlen wir das Programm Hibiscus, eine Onlinebanking-Software, die den aktuellen HBCI-Standard via Chipkarte, Schlüsseldiskette und PIN/TAN unterstützt und alle Kontoauszüge im MT940-Swift-Format exportieren kann. Weitere Informationen zu Hibiscus finden Sie unter http://www.willuhn.de/.
Natürlich können Sie auch andere Onlinebanking-Programme wie StarMoney, Profi cash, SFirm u.a.m. einsetzen, sofern diese einen MT940-Swift-Export der Kontoauszüge unterstützen.
Für eine Firmen-Bankverbindung können erst dann Kontoauszüge nach easyWinArt importiert werden, wenn dort das neue Feld 'MT940-Swift-Kontenbezeichnung' hinterlegt wird. Beim Versuch, eine MT940-Swift-Datei einzulesen, ohne vorher das Feld 'MT940-Swift-Kontenbezeichnung' an der Firmen-Bankverbindung hinterlegt zu haben, erfolgt eine Fehlermeldung mit Angabe der zu hinterlegenden Kontenbezeichnung. Oft hat diese den Aufbau 'Bankleitzahl/KontonummerWährung', z.B. '30630000/22131171EUR'.
Durch die an der Firmen-Bankverbindung hinterlegte MT940-Swift-Kontenbezeichnung wird verhindert, dass versehentlich Kontoauszüge für die falsche Firmen-Bankverbindung importiert werden.
Im Kontoauszugs-Manager kann für jeden importierten Kontoauszug eine easyWinArt-Adresse zugewiesen werden. Dadurch wird der 'Empfänger oder Absender' des Kontoauszuges in das neue Feld 'Empfänger oder Absender in Kontoauszügen' des Registers 'Konzern' der Adressverwaltung übertragen. Aus diese Weise kann in nachfolgend importierten Kontoauszügen mit gleichem Empfänger oder Absender automatisch die richtige Adresse zugewiesen werden.
Beim Einlesen von Kontoauszügen einer Firmenbank im MT940-Format wird über die IBAN-Nummer aus der Importdatei eine Adresse gesucht, bei welcher diese IBAN-Nummer in der Adress-Bankverbindung hinterlegt ist. Wird eine solche Adresse gefunden, so wird diese automatisch den entsprechenden Kontoauszug im Kontoauszugs-Manager zugewiesen. Das geschieht allerdings nur dann, wenn bisher noch keine Adresse über den ‘Empfänger oder Absender‘ der Importdatei manuell zugewiesen wurde. Eine manuell zugewiesene Adresse hat immer Vorrang. Hat eine manuell zugewiesene Adresse noch keine Adress-Bankverbindung mit übereinstimmenden IBAN- und BIC- Nummern, so wird ebenfalls automatisch eine neue Adress-Bankverbindung mit diesen Daten angelegt.
Die gesamte Logik ist so ausgelegt, das der Kontoauszugs-Manager immer mehr lernt, zu welchen neuen Kontoauszügen welche Adresse gehört. Eine manuelle Zuweisung ist aber immer möglich.
Benutzung des Kontoauszugs-Managers
Einlesen digitaler Kontoauszüge
Die über Ihre Banking-Software heruntergeladene Datei (MT940-Format) wird über den Button 'Kontoauszüge importieren' eingelesen. Beim Einlesen wird über die IBAN-Nummer aus der Importdatei eine Adresse gesucht, bei welcher diese IBAN-Nummer in der Adress-Bankverbindung hinterlegt ist. Wird eine solche Adresse gefunden, so wird diese automatisch den entsprechenden Kontoauszug im Kontoauszugs-Manager zugewiesen.
Automatisches und manuelles zuweisen von Adressen
Durch Betätigung des Buttons ‘Adressen zuweisen‘ wird versucht, für alle Kontoauszüge ohne zugewiesener Adresse eine passende Adresse zu finden und diese automatisch einzutragen. Dies geschieht auf nachfolgende Weise:
In 1. Priorität wird eine Adresse gesucht, die eine Adress-Bankverbindung hat, bei der die IBAN-Nummer mit der IBAN-Nummer des Kontoauszuges übereinstimmt.
In 2. Priorität wird eine Adresse gesucht, bei der Empfänger oder Absender übereinstimmt.
In 3. Priorität wird eine Adresse über eine Rechnung, Verbindlichkeit oder Gutschrift gesucht, bei der die Zahlungsreferenz mit der eventuell im Verwendungszweck des Kontoauszuges angegebenen Zahlungsreferenz übereinstimmt.
Nach Abschluss der Adressfindungs-Aktion werden alle Kontoauszüge angezeigt, für die keine Adresse zugewiesen werden konnte. Für diese sollten die Adressen manuell zugewiesen werden.
Das manuelle Zuweisen von Adressen erfolgt in der Registerkarte 'Kontoauszugs-Verknüpfungen'. Über die 'Adresse' (blau) wird in üblicher easyWinArt-Logik die entsprechende Adresse ausgewählt und eingestellt. Über den Button 'Speichern' wird der Vorgang abgeschlossen.
ANMERKUNG: Nachdem mehrere Adressen manuell zugewiesen wurden, kann die Adressfindungs-Aktion wiederholt werden, da für jede manuell zugewiesene Adresse auch die Adress-Bankverbindung mit IBAN-Nummer und der Empfänger oder Absender eingestellt wird und somit für andere Kontoauszüge derselben Adresse wirksam wird.
