'SL' - Verwaltung Service-Dienstleistungen
Diese Menü-Funktion befindet sich unter 'Personal --> Service-Leistungen'.
Allgemeine Beschreibung
Die Menüfunktion 'Service-Leistungen' ermöglicht eine schnelle und effiziente Erfassung aller Service-Dienstleistungen für einen Kunden. Die Dienstleistungen werden minutengenau abgerechnet. Jederzeit ist das aktuelle Service-Guthaben eines Kunden sichtbar. Auch negative Guthaben, d.h. noch nicht fakturierte offene Dienstleistungs-Stunden sind möglich. Durch unterschiedliche Farb-Darstellungen erhält man intuitive Informationen über den Dienstleistungs-Status des Kunden. Vordefinierbare Service-Tätigkeiten erleichtern die Erfassung. Die für eine Tätigkeit benötigte Zeit kann auch automatisch errechnet werden. Über Faktura-Prozentsätze kann entschieden werden, ob eine Tätigkeit ganz oder nur teilweise fakturiert werden darf. Direkt aus der Service-Leistungs-Erfassung heraus können E-Mails verschickt und Telefonate gestartet werden. Sollte das vorhandene aktuelle Service-Guthaben eines Kunden nicht mehr ausreichen, so kann auf 'Mausklick' direkt eine neue Rechnung erstellt, verknüpft und verschickt werden. Das Service-Guthaben des Kunden wird durch diese Aktion automatisch erhöht.
Grundvoraussetzung
Um das Service-Dienstleistungs-Modul nutzen und auch abrechnen zu können, müssen mindestens zwei separate Artikel unter den Artikel-Stammdaten erstellt werden: 1. Artikel für die Erzeugung einer Service-Guthaben-Rechnung Zu den Standard-Einstellungen wie z. B. der Artikelnummer, Kurzbezeichnung usw. muss dieser Artikel zwei Mengeneinheiten besitzen (Erste 'Stunde' und die zweite 'Minuten'). Die ME-2-Beziehung muss auf B-PRO stehen und der ME-1 / ME-2 - Umrechnungsfaktor auf 60 eingestellt werden. Unter dem Register 'Dispositions-Kennzeichen' muss im Bereich 'Service-Dienstleistungs-Artikel-Kennzeichen' die Option 'Artikel um Erzeugen neuer Service-Guthaben-Rechnungen' aktiviert sein. Die restlichen Optionen unter diesem Register dürfen nicht aktiviert werden. Anmerkung: Es ist möglich für diesen Artkel auch 'Neutrale Verkaufs-Staffelpreise' zu hinterlegen.
2. Artikel zur nachträglichen Fakturierung negativer Service-Guthaben Zu den Standard-Einstellungen wie z. B. der Artikelnummer, Kurzbezeichnung usw. muss dieser Artikel zwei Mengeneinheiten besitzen (Erste 'Stunde' und die zweite 'Minuten'). Die ME-2-Beziehung muss auf B-PRO stehen und der ME-1 / ME-2 - Umrechnungsfaktor auf 60 eingestellt werden. Unter dem Register 'Dispositions-Kennzeichen' muss im Bereich 'Service-Dienstleistungs-Artikel-Kennzeichen' die Option 'Artikel zur nachträglichen Fakturierung negativer Service-Guthaben' aktiviert sein. Die restlichen Optionen unter diesem Register dürfen nicht aktiviert werden. Anmerkung: Auf diese Weise können Sie auch Artikel zur nachträglichen Fakturierung anlegen, die nur für bestimmte Mitarbeiter gelten. Damit diese automatisch gezogen werden, müssen sie am Anwender unter den Anwender-Berechtigungen hinterlegt werden.
Zubuchung eines neuen Service-Guthabens
Wählen Sie die entsprechende Adresse aus, für die eine Service-Guthaben erstellt werden soll. Unter dem Register 'Service-Dienstleistungen' gelangen Sie durch Betätigung des Button 'Ändern' in die Verwaltung der Service-Dienstleistungen. Um ein Service-Guthaben zu erstellen drücken Sie bitte den Button 'Zugang'. Bitte geben Sie im Feld 'Manuelles Guthaben' die gewünschte Service-Zeit in Minuten ein. Im Anschluß daran drücken Sie bitte den Button 'Neue Service-Guthaben-Rechnung erzeugen'. Es öffnet sich ein 'Hinweis-Fenster', welches Sie bestätigen müssen. Das Textfeld 'Durchgeführte Tätigkeit' und das Textfeld 'Beschreibung der Tätigkeit' werden automatisch gefüllt. Die Felder für den Ansprechpartner beim Kunden und den Namen des Bearbeiters können Sie selbstverständlich ändern. Um den Vorgang abzuschließen überprüfen Sie bitte die eingestellten Daten sorgfältig, da nach Drücken des Button 'Speichern' dieser Datensatz nicht mehr gelöscht werden kann! Anmerkung: Die kleinste Einheit für ein Service-Guthaben sind 15 Minuten. Über den Button 'Service-Guthaben-Rechnung anzeigen' können Sie direkt die entsprechende Rechnung aufrufen. Über die Optionen 'Storniert' oder 'Gelöscht' kann ein Eintrag aus der Berechnung entfernt werden, aber er bleibt trotzdem in der Auflistung bestehen.
Abbuchung eine Service-Dienstleistung
Wählen Sie die entsprechende Adresse aus, für die ein Service-Dienstleistungs-Eintrag erstellt werden soll. Unter dem Register 'Service-Dienstleistungen' gelangen Sie durch Betätigung des Button 'Ändern' in die Verwaltung der Service-Dienstleistungen. Um eine Service-Dienstleistung zu erstellen drücken Sie bitte den Button 'Abgang'. Bitte geben Sie im Feld 'Verbrauchte Minuten' die geleistetete Service-Zeit ein. Über das Feld 'Vordefinierte Tätigkeiten zur direkten Übernahme' können Sie direkt eine Tätigkeit auswählen und über einen Doppelklick den direkten Eintrag in das Feld 'Durchgeführte Tätigkeit' erzeugen. Ein manuelles Eintragen der 'Durchgeführte Tätigkeit' ist selbstverständlich auch möglich. Im Feld 'Beschreibung der Tätigkeit' können Sie die geleistete Service-Dienstleistung beschreiben. Die Felder für den Ansprechpartner beim Kunden und den Namen des Bearbeiters können Sie selbstverständlich ändern. Um den Vorgang abzuschließen überprüfen Sie bitte die eingestellten Daten sorgfältig, da nach Drücken des Button 'Speichern' dieser Datensatz nicht mehr gelöscht werden kann! Anmerkung: Sie können über den Button 'Service-Buchungs-Protokoll versenden' eine E-Mail erzeugen und diese dann direkt an die entsprechende Adresse versenden. In dieser befindet sich dann eine Excel-Liste mit den Service-Dienstleistungen, die in der aktuellen Suchliste sichtbar sind. Über die Optionen 'Storniert' oder 'Gelöscht' kann ein Eintrag aus der Berechnung entfernt werden, aber er bleibt trotzdem in der Auflistung bestehen.
Faktura aller offenen Service-Dienstleistungen / Kein Service-Guthaben vorhanden
Wählen Sie die entsprechende Adresse aus, für die die Service-Dienstleistungen nachträglich fakturiert werden sollen. Unter dem Register 'Service-Dienstleistungen' gelangen Sie durch Betätigung des Button 'Ändern' in die Verwaltung der Service-Dienstleistungen. Um ein negatives Service Guthaben nachträglich zu fakturieren drücken Sie bitte den Button 'Zugang'. Im Anschluß drücken Sie bitte den Button 'Negatives Service-Guthaben nachträglich fakturieren'. Es öffnet sich ein 'Hinweis-Fenster', welches Sie bestätigen müssen. Das Textfeld 'Durchgeführte Tätigkeit' und das Textfeld 'Beschreibung der Tätigkeit' werden automatisch gefüllt und können auch nicht geändert werden. Die Felder für den Ansprechpartner beim Kunden und den Namen des Bearbeiters können Sie selbstverständlich ändern. Um den Vorgang abzuschließen überprüfen Sie bitte die eingestellten Daten sorgfältig, da nach Drücken des Button 'Speichern' dieser Datensatz nicht mehr gelöscht werden kann! Anmerkung: Über den Button 'Service-Guthaben-Rechnung anzeigen' können Sie direkt die entsprechende Rechnung aufrufen. Sie können über den Button 'Service-Buchungs-Protokoll versenden' eine E-Mail erzeugen und diese dann direkt an die entsprechende Adresse versenden. In dieser befindet sich dann eine Excel-Liste mit den Service-Dienstleistungen, die in der aktuellen Suchliste sichtbar sind. Über die Optionen 'Storniert' oder 'Gelöscht' kann ein Eintrag aus der Berechnung entfernt werden, aber er bleibt trotzdem in der Auflistung bestehen.
